اداره دبیرخانه

 

اداره دبیرخانه و ماشین نویسی 
فعالیت دبیرخانه دانشگاه همزمان با شروع بکار دانشگاه از سال 62  ابتدا با یک دفتر ثبت نامه شروع شده و در سالهای بعد با افزایش تعداد دانشجو تعداد دفاتر ثبت  دبیرخانه هم بیشتر شده و به فعالیت آن افزوده گردیده است . از تاریخ 21/8/74 دبیرخانه به اداره دبیرخانه تبدیل و وظیفه سنگین ثبت و توزیع نامه های اداری و دانشجویی دانشگاه را برعهده گرفته است . تا اواسط سال 1381 سیستم ثبت دبیرخانه بصورت دستی انجام می شد . اما ، در اواسط سال 81 سیستم کامپیوتری جایگزین ثبت دستی شد .
اهم فعالیت های دبیرخانه بشرح زیر است :

1. ثبت نام دانشجویی
 
ثبت کلیه نامه های مربوط به دانشجویان از قبیل درخواست ریز نمره ، درخواست پرونده ، گواهی اشتغال به تحصیل ، ثبت تأییدیه های تحصیلی ، معرفی به نظام وظیفه ، راهنمایی رانندگی ، نامه های مربوط به کمیته انضباطی دانشجوئی ، مکاتبات مربوط به وضعیت تحصیلی و مشروطی دانشجویان با منطقه 8 و سازمان مرکزی ، ارسال ریز نمرات جهت تأیید به سازمان مرکزی ، تهیه و ارسال گواهی موقت فراغت از تحصیل به سازمانها و ادارات مختلف و درخواست صدور معافیت تحصیلی . ثبت و صدور نامه های دانشجویی بوسیله دو نفر اپراتور انجام می شود .
 
 
2. ثبت و صدور نامه های اداری
کامپیوتر اداری ثبت کلیه نامه های اداری دانشگاه ، مکاتبات مربوط به استادان ، مکاتبات مربوط به کارکنان ، اسامی فارغ التحصیلان ، احکام هیأت علمی و کارکنان اداری ، و مکاتبات با سازمان مرکزی و سایر ادارات دولتی  را به عهده دارد . این کار بوسیله یک نفر اپراتور انجام  می شود .
 
3.صدور گواهی نامه فارغ التحصیلی 
انجام کارهای مربوط به صدور گواهینامه فارغ التحصیلان که توسط یک نفر کاردان اداری انجام می شود . 

 
4.تایپ و ماشین نویسی 
تایپ تمامی نامه های قسمت های مختلف دانشگاه اعم از مکاتبات اداری مربوط به کارکنان و استادان ،تایپ کلیه مکاتبات و معرفی نامه های دانشجویان ،گواهی نامه ها،قراردادها ،صورتجلسه ها،خبرها ی روابط عمومی،چارتهای اموزشی،ضمات نامه های کارمندان ،سوالات امتحانی و... را بر عهده دارد.